ProRail / Taskorce PLM: Verbeteren uitwisseling configuratiedata infraprojecten

Op papier, om precies te zijn in de presentatie van de ‘Procesvisie assetmanagementketen’ voor ProRail staat het heel duidelijk beschreven. Leest u maar even mee: ‘Voor het verhogen van de veiligheid en betrouwbaarheid van het spoor is de uitwisseling van betrouwbare, tijdige en complete configuratiedata van en naar infraprojecten voor ProRail van groot belang.’ Hiermee, zo gaat het puntsgewijs verder, ‘Dragen wij o.a. bij aan preventief en efficiënt onderhoud; besparen wij kosten en herwerk en verkorten we doorlooptijden van projecten; bereiden wij ons voor op een drukker spoor in de toekomst’.

Klinkt allemaal zo logisch als wat. Op papier welteverstaan. Maar zoals altijd is de praktijk weerbarstiger. Want als deze praktijk iets leert, dan is het dat de samenwerking in de keten (afdelingen binnen ProRail en projectaannemers) beter mag. Want configuratiedata worden nu maar al te vaak onvoldoende betrouwbaar, tijdig en compleet aangeleverd. Met alle nadelige gevolgen van dien voor de personen die in en voor hun werk zijn aangewezen op de data. En daarmee ook voor de veiligheid, de betrouwbaarheid en uiteindelijk de toekomst van ons spoornetwerk.

Samenwerking een boost

Om de zo essentiële samenwerking binnen ProRail met name waar het gaat om de uitwisseling van configuratiedata een boost te geven, is in april 2023 de Taskforce PLM (Product Lifecycle Management) in het leven geroepen. Dat team bestaat in totaal uit acht consultants, onder wie vanuit Stevin Gilles Quak als teamlead/productowner en Wouter Boessenkool als implementatiemanager.

Gilles Quak: “In dit project draait, letterlijk en figuurlijk, alles om de focus op configuratiedata in infraprojecten. Vanaf het allereerste begin tot en met de oplevering aan toe. Met op tijd aanleveren van de juiste betrouwbare configuratiedata leg je, ook weer letterlijk en figuurlijk, de solide basis voor elke volgende fase van welk infraproject dan ook.”

Duidelijke rolverdeling

Wouter Boessenkool vult aan: “Dit vereist samenwerking. Optimale samenwerking ontstaat pas wanneer iedereen volledig bewust is van zijn rol in het proces. Alleen door de rolverdeling helder te maken, kunnen werkafspraken gemaakt worden en ontstaat er een duidelijke lijn. Dit is de basis waarop je echt kunt spreken van samenwerking die werkt.”

Gilles Quak weer: “Dat alles natuurlijk tegen de achtergrond van waar alles binnen ProRail om draait: een optimaal veilig en betrouwbaar spoornetwerk. Dat is de stip aan de horizon, daar moet het bij iedereen binnen ProRail uiteindelijk om gaan. Daar moet iedereen aan werken, aan mee samenwerken.”

Om deze samenwerking, deze verbetering van de bestaande manier van werken binnen ProRail optimaal te laten wortelen en van daaruit gestaag verder te laten groeien, heeft de taskforce een zogeheten ‘leidende coalitie’ gevormd. Wouter Boessenkool: “Dat is een groep van bepalende mensen door alle lagen van de ProRail organisatie heen.  Ambassadeurs die een toonbeeld maar vooral een voorbeeld zijn van de nieuwe manier van samenwerken. Ambassadeurs die in hun werk laten zien dat het echt werkt, het denken en zich kunnen verplaatsen in wat de ander – de directe collega dan wel een externe partij – nodig heeft om ook succesvol te kunnen zijn. Zodat uiteindelijk heel ProRail optimaal samenwerkt en succesvol is!”

Gemeenschappelijke verantwoordelijkheid

Gilles Quak: “Over samenwerking gesproken, het aardige van dit project is natuurlijk dat het succes van ons team, de Taskforce PLM, ook daarmee staat of valt. Daarom was ook binnen het team een duidelijke rolverdeling essentieel. Alleen dan kun je elkaar over en weer op zaken aanspreken. En werkt iedereen vanuit de eigen verantwoordelijkheid met succes samen aan de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid.”